2015年頃に「会議の精選」をよく聞くようになりました。当時は教務主任だったこともあり、会議の回数を減らすことに一生懸命になっていました。
でも会議を少なくしても、会議の持ち方や業務内容が変わっていなかったので、１回の会議の検討事項が増加していきました。この課題に、当時の私は気が付いていませんでした。
→変化が可能な土台を作る
みなさんの学校では会議はどんな頻度で行われていますか？以前より少なくなっていますか？会議の回数が少なくなること自体は喜ばしいことですが、それに伴って何か弊害は出ていませんか？
●知らなかった…。
●職員会議を変えるには？
●企画会議（推進会議）を変えるには？
●そんなことが実際にできるのか？
●知らなかった…。
2015年頃、会議の回数を減らそうと試行錯誤していました。
会議の回数を減らすこと自体は、やろうと思えばすぐにできます。例えば年間100個の案件があったとすると、それを10回の職員会議でこなすには、1回で10個の案件に対応することになります。
これを1回の職員会議で20個の案件に対応すれば、会議の数は半分の5回に減らすことができます。
ここで出てくるのが、会議時間の問題です。もともと職員会議は5時をすぎるのが当たり前でした。議論が活発になった時は、終わったのが7時なんて時もありました。
そこでちょっと強引ですが、職員会議での各部の持ち時間を10分に限定してみました。
これはなかなか良い取組だったと思います。なんとか会議が5時までに終わることも増えました。ただ案件の量は変わらないので、正直消化不良を起こしていたのも事実でした。
教務主任→教頭をする中で、「会議の回数問題」と「会議時間の問題」、そして「提案量の問題」に頭を悩ませてきました。
そんな中でやっと気がついたことがありました。学校運営の最終決定権は校長先生なんです。
「校長の職務の円滑な執行に資するために、職員会議を置くことができる」（学校教育法）と平成12年に明文化されていたそうで、そのことを当時の私は知りませんでした。当時はまだまだ、職員会議内で決定事項が覆されたり(22)、差し戻しになったりすることがあると思っていました。
現在ではそんな誤解はもう無くなっている…、と言い切りたいところですが、どうでしょうか？
最終決定権は校長先生にあると明文化された後に、職員会議の持ち方を特に修正していない学校ってけっこうあるように思います。
そんな学校では、今でも職員会議で教職員全員の合意を取って決定するといった昔のやり方を継続していて、会議中に反対意見が出てきたり、議案が差し戻されたりします。みなさんの学校ではどうですか？
特にそういった学校では、変化に対応するのに非常に多くの時間と労力がいります。
●職員会議を変えるには？
すでに「職員会議は情報共有の場」と確認されている学校はいいのですが、未だに「職員会議は教職員の合意を形成する場」と捉えている学校では、まずすべきことは「会議の役割を明確にし、共有を図ること」です。
私もこの4月に勤務校で、念のため各会議の役割について先生方と共有しました。
簡単に言えば、
ステップ１：
各分掌部会、各学年会で、提案・検討・協議・分担等の提案を決定する。
ステップ２：
企画会議（推進会議）で、いろんな視点から検証し校長先生のもと決議する。
ステップ３：
職員会議は決定事項の共有の場とする。
この運用で、職員会議は1時間以内で終わるようになります。決定事項を読めば分かるように資料を作成してもらっていれば、職員会議では生徒情報なども含め、本当に口頭で伝える必要があるものに時間を割くことができます。
●企画会議（推進会議）を変えるには？
次に取り掛かりたいのは、企画会議（推進会議）です。上のステップを実行した場合、企画会議で非常に多くの検討・協議をすることになります。
「選ばれしメンバー（？）なので、時間オーバーは仕方がない！」と言うのは、ちょっと個人的に抵抗があります。
ここで大事なのが、最終決定権は校長先生にあるという点です。
職員会議で全員の合意を形成しなくてもいいので、企画会議を職員会議前の1回ではなく、例えば週1回実施して、検討内容と時間を分散すれば効率的です。
職員会議前の企画会議は、教職員全員が集まって検討・協議したいことに限定して決議を行い、それ以外は週1回の職員会議を伴わない企画会議で検討・協議すれば、1回の会議の時間をグッと抑えられます。
もう一つ大事なポイントは、校務DXが進み全体への共有が簡単になったという点です。
職員会議のメリットは全教職員が参加しているということです。「SNS上での生徒指導事案の学校としての対応方法の確認」などは、細かなニュアンスもあるので、全員が集まった中で行う必要があります。
逆に授業参観前日の準備分担なんかは、分担一覧をデータで共有してくれればそれで十分です。みんなが集まった貴重な時間を使う必要は全くありません。
このデータでの共有が業務での当たり前になれば、週に1回の職員会議を伴わない企画会議で決定したことも、データで配信すればすぐに全員に共有できます。
この形が定着すれば、新しく出てきた業務上の課題や急に湧いて出たGIGA関連の対応などにも迅速に対応することができます。
昨年度、実際に週1回の企画会議を実施してみました。
授業のコマの中に時間を確保し、長期休業期間以外はほぼ毎週実施しました。その結果、年間で100件以上の案件について検討・協議・決議することができました。ものすごいスピード感で、学校が変わっていった感じがしました。
●そんなことが実際にできるのか？
正直に言って、会議の運用方法を変えたとしてもすぐに効果は出てこないと思います。始めは課題が噴出するかもしれません。
企画会議での決議や、企画会議の分散、教職員への情報共有などが実効性を持つようになるには、提案者のスキルアップが必須です。
そもそも企画会議や職員会議で反対意見や質問が出てくるのは、提案者がそこまで考えていないからです。新しく赴任した学校のやり方が分からないや、やったことがない業務といったこともあるかもしれません。新卒新採の方ならなおさらです。
提案者が突っ込みどころのない提案を作成することができれば、企画会議もスムーズに進行していきます。でも、穴が無い提案はどうやって作るのでしょうか？
それについては、「53.職員会議までにすることは？」なんかはどうでしょうか？