報告書作成・提出や調査回答、新年度の準備、計画書の作成等‥、これからの１カ月はウルトラ繁忙期になります。想像するだけでお腹いっぱいです。
そんな忙しさMAXの時期なのですが、効率化を求めるあまり業務を背負い込んでいませんか？
こんにちは。BigWaveといいます。公立中学校の現役教頭です。奇妙な生態を持つ教師「教頭」。そんな「教頭先生」の頭の中を公開します！
- 業務の集中につながる効率化はメリット減
３月末までに〆切がある業務が１０個くらいあります。ICTの環境調査などの「単発の業務」と１年間の取組みに対する「継続的な業務」に大きく分かれます。
単発の業務は、基本的には自分で処理しようと思っています。アンケートが必要なものもありますが、ICT化の恩恵をフル活用すれば、かなり効率化が図れます。
一方で、加配事業の報告などの「継続的な業務」は、担当の先生と相談しながら報告書を作成する必要があります。
年度末の忙しい時期です。担当の先生も成績処理などの年度末業務であたふたしています。そんな様子を見て、報告書の大部分を教頭が作成してしまう…。そんなことはありませんか？
確かに一人で作成するので、時間短縮を図ることができます。でも担当者からしてみれば、気づかないうちに報告書がほぼ出来上がっていることになるので、報告書作成の業務が担当者から離れることになります。
そこで削ったものは時間だけではなく、人材育成の機会や業務引継ぎの機会も一緒に削れてしまうことになってしまいます。
担当の先生に主体性を持ってもらうためにも、ここは時間を掛けるところだと思います。担当者と業務内容を振り返り、次年度の方向性を固めていく絶好の機会になります。
担当者が変わることが分かれば、次年度の担当者も交えて、今年度中に相談しておきたいです。そうすれば業務の引継ぎもスムーズに行うことができます。
さらに、教頭が報告書の作成を全面的に請け負ってしまうと、教頭が異動になった場合に深刻な事態を引き起こします。
新年度に赴任してきた教頭は昨年度の流れは何も分かりません。担当者に聞いても、「それは教頭先生がしていたのでよく分かりません」となってしまい、書類を作成する業務が宙に浮いてしまいます。
そんな状況でも４月始めには１年間を見通した計画書を作成しなければなりません。赴任してきた教頭先生はいきなり大ピンチです。
まして初めて教頭になった先生にとってみれば暗中模索です。見通しが全く持てず、データの場所さえ分かりません。そして迫る締切日…。絶望感だけが膨れ上がってきます。
前任の教頭先生が校長先生に上手く引き継いでくれていれば最高ですが、そうでない場合、残された手段は教育委員会の担当者への鬼の電話相談だけです。
教頭が各事業の担当者と共同で報告書を作成しておけば、方針決定の流れも、今年度の見通しも、データの保管場所も担当者からすぐに共有してもらうことができます。
時短ができても、目的が時間外勤務時間の削減だけになってしまうともったいないです。時短で生まれた時間を何に投資するかがとても重要です。
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