みなさんの学校ではChat機能を使った情報共有はされていますか？
今年度、本校でもChatによるコミュニケーションが定着しました。業務での情報共有がしやすいのはもちろんなのですが、使っていくうちにそれ以外にもメリットがあることが分かってきました。
こんにちは。BigWaveといいます。公立中学校の現役教頭です。奇妙な生態を持つ教師「教頭」。BigWaveのアジトはそんな「教頭先生」の頭の中を公開する教頭ブログです。
→効果絶大
現任校ではGoogle Workspaceを使用しており、Google Chatも使える状態でした。しかし業務ではまだChatを使っておらず、着任当初は先生方に連絡がある時などは机の上にメモを貼りまくっていました。
前任校ではチャットでコミュニケーションを進めていたので、スタートに戻った感がありました。
ところがしばらくして、隣の学校ではChatを活用した業務を進めていると聞きました。それなら本校でも取り組まない手はないと思い、さっそく提案してみました。
すぐにChatスペースを作り誰でもいつでも情報共有できるように環境を整えました。始めは抵抗がある人も多く、軌道にの乗るまで時間がかかったのですが、現在ではChatなしには戻れないくらい浸透しています。
現在では多くのChatスペースが作られました。中でも「放課後トーク」はChat機能の可能性を広げたスペースになりました。
１．メインの共有スペース
２．研修等回覧スペース
３．各学年のスペース
４．放課後トーク
５．その他スペース
１．メインの共有スペース
日頃の情報交換のスペースです。教頭としては電話などの連絡事項をメモに書いて机上に貼らなくてよくなったので、非常にありがたく感じています。非同期なうえに記録媒体としても機能します。（33.やってみた非同期コミュニケーション）
他にもこれまでは職員朝礼などで共有していた落とし物などの細かな共有事項も、随時Chatで共有でき、先生方もタイムリーに対応できるようになりました。職員朝礼の時短にもなりました。
また最近では学級閉鎖の対応なんかもChatで共有することで、決断に必要な情報がすぐに集まり、閉鎖決定後の下校時刻などの動きも随時共有できるようになりました。
２．研修等の回覧のスペース
教頭には研修や講演会、講座などの案内が無限に届きます。それを先生方にお伝えしなければいけません。
Chat普及まではバインダーに挟んで回覧していたのですが、この作業が地味にめんどくさいです。加えて回覧に時間がかかり手元に来た頃には申込期限が過ぎているといったことも起こっていました。
これをChatのスペースで共有することで、全員に瞬時に共有できるようになりました。市教委からデータで届いた案内ならそのままデータをChatスペースに流すことができるので非常に効率的です。またデータで共有することで、申し込みもすぐにできますし、資料をコピーする必要も無くなります。
ただ、日常使いの「１．メインの共有スペース」とは別のスペースを作って運用することをお勧めします。回覧物もかなりの量になるので、日常の情報共有と混ざると、書き込み内容がどんどん上に流れさてしまい、今必要な情報を見失ってしまうことになります。
３．各学年のスペース
全体での共有は必要がない学年単位の情報共有の場です。管理職も入れてもらっていて、こちらからも学年単位の共有に使わせてもらっています。
４．放課後トーク
単なる情報共有の場ではなく、教職員の心理的安全性を高める場として設置しました。これは前任校ですでに実施されていて、それを真似させてもらいました。
日頃校務員さんは学校を運営していくために、陰で修理修繕や花壇の手入れなど色々なことをしてくれています。でもその多くは先生方の目には止まりません。
そんな陰で支えてくれていることを、このスペースで写真と共に先生方に共有しています。そこから各教科や各学年、図書室の取り組み、定期的に職員玄関にお花を活けてくださる地域の方のことも共有するようになりました。
「自分の仕事がいろんな人に支えられている」そして「自分が頑張ったことがみんなの目に入り認めてくれる」そんな効果を期待しています。
「今すぐ見る必要はないけど、放課後の一息ついた時に見てほしいスペース」と言うコンセプトで先生方に名前を募集したところ、「放課後トーク」と言う名前が上がったので即採用させてもらいました。
５．その他スペース
その他にも校務分掌上の担当者スペースや企画メンバースペースなどいろんなスペースが運用されています。年度始めに作った万博チームのスペースではChatの便利さをみんなが実感できました。（81.万博に行って気づいたこと）
学校を超えてスペースを作れるのも魅力です。市内の教頭会スペースや校区教頭スペースは電話の行き違いから解放されるので、今後ますます使用頻度を高めていきたいです。
とは言え、Chatを使えば全ての課題がクリアになるわけではありません。Chat上でどこまで個人情報を共有できるのか、教職員で確認・共有しておく必要があります。
またいつでもどこでも情報を共有・確認できるので、業務内と業務外の境目がありません。せっかく休みを取っているのにChatに業務連絡が流れてくると気になるものです。
ここは明確に、「時間外や休みの日はChatのチェックはしない。返信もしない。」と全体で共有しておくと安心して未読でいられます。これはさっそく次の企画会議で提案してみようと思います。