前回の「時間の作り方」では「10分で終わる仕事はすぐにやって、締め切り呪縛から解放される。」を紹介しました。それ以外に何かいい方法はないでしょうか？
こういった課題意識を持つことで、日ごろの当り前に別の角度から目を向けることができます。
どうも、こんにちは。BigWaveといいます。どこの職員室にもいる「教頭先生」。他の先生たちとは違う、奇妙な生態を持つ教師です。そんな「教頭先生」の頭の中を公開します！
- 作業や場所に名前を付ける。
「時間と心に余裕をもって生徒と関われる。」「後輩を育てられる。」「自分も成長できる。」そんな学校が理想です。
みなさんの職場はどうでしょうか。何か変えていきたいことはありますか。
何かを変えるときに必要なのは、まずは「時間」です。何をするにしても「時間」がいります。
よく「時間は作るもの」と言われます。でも具体的にどうすれば時間を作ることができるのでしょうか。
「時間を作る」効果的な方法の一つは、「探す時間を減らす」です。例えば、ファイルの名前の付け方。これに一貫性がないと、必要な情報を探すのに手間と時間がかかります。
何かを探すのに１日１分使ったとしても、ちりも積もれば山となる。1か月で20分。1年で240分になります。
今後は学校現場でも、情報資産としてデータをクラウドで共有していくことになっていきます。
自分のデータでさえ探しにくいのなら、人のデータはなおさら。クラウドに無秩序に保存されたデータを共有するには、膨大な「探す時間」が必要になります。最悪、活用できない「活用したいデータ」になってしまいます。
それを回避するためにはフォルダやファイルの名前の付け方を統一するのがおすすめです。
例えば、231216（2023年12月16日）のように日付を先頭に付ける、などです。
学期ごとに教育委員会に提出する報告書のような類は、同じ報告書名になるので、先頭に日付を付けることで発見しやすくなります。
「名前を付ける」はデータ管理以外にも非常に有効です。
例えば、いくつかある倉庫にA～Eと名前を付け、倉庫のドアのところにA～Eの札を貼り付ける。もちろんカギにA～Eとラベリングする。
すると伝えるのにとても楽で勘違いも無くなります。「グラウンドの倉庫の右から３番目」と伝える代わりに「C倉庫」の方が明確です。
今うちの学校には、恐ろしい量のカギが色々なところに保管されています。どれがどこのカギか分かりません。校舎を立て替えているので、もう使えない鍵もありそうです。
歴代の教頭先生の意欲をそぎ落としてきたこの鍵の山と、現在孤軍奮闘中です。
また、すでに実行されている方も多いと思いますが、日頃の授業の一連の活動やクラブの練習メニューに名前を付けるのも有効です。
名前を付けることで、説明の時間を省略でき、生徒・部員と共有理解が容易になります。
例えば、英語の授業での、定型の質疑応答の反復練習のことを「アンサリング」と名付ければ、授業で長々と説明する必要がなくなります。
またバドミントン部のメニューで、足とラケットを連動させる一連のメニューを「ラケットフットワーク」と名付けると、短い時間で部長とメニューの相談ができます。
「名前を付けると伝わりやすい」は、言われれば当たり前のことです。
でも実際にこの方法が使えるのに、使っていない場所や場面ってけっこうあります。「この方法を他の場面でも活用できないか？」そんな目線で日ごろの業務を見てみてください。
そこを改善することで、探す時間を減らすことができ情報の共有時間も減らすことができます。確実に時短につながります。加えて正確に情報伝達できるのなら言うことなしです。
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