前回、「異動先で聞く「例年通り」にストレスを感じた。」と書きました。とは言え、限られた時間内で大量の情報を共有する必要があるのも事実です。
全て説明することで、会議や研修の時間が増えれば、それはそれで課題となります。毎年このジレンマに苦しみます。いったいどうすればいいのでしょうか？
こんにちは。BigWaveといいます。公立中学校の現役教頭です。奇妙な生態を持つ教師「教頭」。BigWaveのアジトはそんな「教頭先生」の頭の中を公開する教頭ブログです。
→NotebookLMの可能性
４月始めは一番忙しい時期。同時に新転任者が着任し、情報共有の難易度が一気に跳ね上がる時期です。
４月１日からは、会議と研修、そして入学式・始業式の準備で大忙しです。そこでもし「去年と同じ感じで」と言った共有になってしまうと、新転任の先生方には何も伝わりません。
新転任の先生方としても、周りが忙しく動いている中で分からないことを聞くことにハードルを感じることが多いです。ハードルを感じるのは、まだ人間関係が十分できていないといった理由もあります。
この「４月当初の忙しさ」と「新転任の方との情報共有」は昔からの大きな課題でした。今の辞令交付の時期や新年度開始の時期が変わらない限り、解決不可能な課題だと感じていました。
ところが、この状況を多少なりとも改善できる可能性が出てきました。生成AIです！
現在勤務している学校に来た時から、Google Workspace for Educationを使い始めました。そこで生成AIとしてGeminiとNotebookLMがあることを知り、業務に活用できないか考えていました。
そんな中、AI社長についてのニュースを読みました。山口県の老舗和菓子会社のお話でした。社長さんの考えやノウハウを注ぎ込まれたAI社長を作り、従業員さんがAI社長からアドバイスをもらっていると言った内容でした。
NotebookLMでも同じようなことができるのでは？と考えました。
Geminiはネットにある利用可能な全ての情報から回答するのに対し、NotebookLMはこちらが提供したソースのみを使って回答するという違いがあります。
校務に必要な情報をノートブックに登録し、そのノートブックを学校の教職員全員と共有すれば、ちょっとした疑問に答えてくれるAI教務やAI教頭ができるのではないかと思いました。
さっそくNotebookLMでノートブックを作成し「教師用ガイド」と名付けました。次はソースの登録です。登録したのは、年間行事予定表、学校教育計画、企画運営会議の議事録、生徒用の生活のきまり等です。他にも、熱中症対策についてや年休の取り方なども入れてみました。
先生方とも共有し、学年主任や各分掌部長の方には必要だと思うデータがあればソースとして登録してほしいとお願いしました。（ただ残念ながら今のところソースの追加登録はされていません）
これで準備は完了です。市教委から今年度実施した避難訓練についての調査があったので、試しに「教師用ガイド」に避難訓練について質問してみました。
結果は素晴らしいものでした。１５秒程度で避難訓練のスケジュールはもちろん、その目的についても教育計画から引っ張ってきて解説してくれました。いつもならエクセルの年間行事予定表で「避難訓練」を検索したり、学校教育計画の冊子を開いて、該当する項目を探すのですが、それが１５秒で終わりました。
まだまだ先生方の人間関係ができていない、１年で一番忙しい４月の第一週でも、NotebookLMならいつでもいくらでも質問に答えてくれます。ソースが業務全体を網羅すればするほど、多くのことに回答してくれるようになります。
最近値上げの多い制服などの学校指定品の値段や、テスト関係の細かい実施要項等は、どこかの会議で共有されているはずです。微妙な判断などが介在する余地が無い内容で、担当者や管理職に意見を聞くといった内容ではありません。
こういった事実の確認は、わざわざ担当者を見つけて聞かなくても、どこかの資料に載っています。でも、それを探し出すのに時間がかかるのです！
もしそれらの資料を全て「教師用ガイド」にソースとして登録しておくことができれば、いつでもすぐに確認できるようになります。
新転任者は４月始めに、自分の下足ロッカーの位置から業務用PCのログイン方法、そして生徒情報に至るまで、大量の情報に飲み込まれます。ハッキリ言って覚えられる量ではありません。
なので、４月の始めは特に重要なことにだけ能力を集中して、それ以外のことは後から「教師用ガイド」で確認するようにすれば、年度初めの確認や情報共有の時間が多少なりとも削減できます。
さらにNotebookLMには、チャット以外に「音声解説」や「動画解説」、「スライド」等を自動で作成する機能があります。（こんな感じです）
これらを使って各部からオリエンテーションの資料を作ってもらえば、オンデマンドで確認・共有を行うことができます。年度初めの各部の研修も時短できる可能性があります。
NotebookLMを使えば、忙しい時期に全員が集合して共有すべき内容に限定して会議や研修を行い、それ以外はオンデマンドで個別に確認・共有することができます。
４月第１週に過密状態の会議や研修も、これで業務と時間の分散ができそうです。早速次年度、本格的に使ってみようと思います。