やりたいことは多々あるけれど、なかなか前に進まない…。そんなことありませんか？
私もかつてそんな思いに悩む時期がありました。なんて言うか…、学校全体が重たい感じでした。
新しい取組が進まない理由はいくつかあります。「会議で通らない」というのも大きな理由の一つです。今回は色々と決める場所「学校での会議」について考えたいと思います。
こんにちは。BigWaveといいます。公立中学校の現役教頭です。奇妙な生態を持つ教師「教頭」。BigWaveのアジトはそんな「教頭先生」の頭の中を公開する教頭ブログです。
→議題の分散と経験蓄積
何か新しいことをしようと思ってもなかなか実現しないのなら、もしかしたら職員会議の運用の仕方に課題があるのかもしれません。
１．職員会議の役割が多すぎる問題
「学校の職員会議はいつも２時間コース」と悩んでいる方は、一度その職員会議の様子を思い起こしてみてください。もしかして、職員会議で色々と議論をして物事を決めてはいませんか？
職員会議はそもそも議題が多く、決定事項の共有だけでも目一杯です。それに加えて意見交流や審議、そして意思決定が加われば１時間では到底終わりません。
意思決定する場合も、声の大きな人がその場の思い付きで持論を展開したり、決議の際に沈黙が続いてなんとなく合意となる方法では、さらに時間がかかります。
増して議案を延々と読み上げていく人がいれば、３時間コース決定です
職員会議は校長先生が学校運営をしやすいようにする補助機関です。
職員会議を意思決定の場ではなく、事前の運営会議で決まったことを共有する場として運用すれば、職員会議の時間を１時間にすることも十分可能です。
また各部の持ち時間を10分と決めて会議を行うのも効果的です。
疲弊した２時間の会議ではなく余裕がある１時間の会議なら、新しい提案にも前向きになれそうです。
２．議題が多い問題
さらに大きな課題は議題が多すぎるということです。
職員会議の議題を思い浮かべてみてください。校務関係、学習指導関係、生徒指導関係、支援教育関係、行事関係、管理職からの指示伝達、そしてアンケートの分析共有等‥、内容が多すぎます。
職員会議の前には提案に対して意思決定を行う運営会議（本校では企画運営会議と呼んでいます）が行われます。
運営会議ではその全ての議題に対して意思決定をします。もちろん１時間では終わりません。そこに新しい提案を持ちかけても、落ち着いてじっくり議論することは難しいです。大きな提案ならなおさらです。
最近、職員会議の回数を減らす取り組みもされていると思います。ただ、議題が多い問題はそのままで会議の回数を減らしたら、１回の会議の時間が長くなるのは必須です。
この議題が多い問題はどうにかならないのでしょうか？
ひとつの解決方法は、「議題の分散」です。
現任校では私が着任する前から、毎週金曜日にミニ運営会議を行っていました。参加者は管理職・各部部長・学年主任・生徒指導主事・・他数名です。ほぼ運営会議メンバーです。
必ず参加できるように年度始めの時間割作成時に会議を組み込んでおきます。50分限定で行う会議で、運営会議と同じく意思決定機関として位置付けています。
このミニ運営会議と従来の運営会議とで議題を分け合っています。
職員会議につながる運営会議では行事の企画等の各部からの大きな提案を扱い、ミニ運営会議ではその他のこまごまとした議題を扱います。新しい提案や急を要する内容もここで審議します。
議題が分散されることで、職員会議はもちろん、その前の運営会議の時間も削減できます。
ミニ運営会議は週に1回行われるので、急な変更にも対応しやすいです。職員会議を挟まないので、提案から決議そして実施までのサイクルが短く、新しい提案を議論する時間も確保されます。
一旦やってみて上手くいかなければ止めることもできるので、チャレンジングなことにも取り組みやすいです。小さな挑戦を積み重ねていけば、より大きな変更にも挑戦できる土壌が育ちます。
良いことだらけのように聞こえますが、気を付けなければいけないこともあります。実際にアンケートで「ミニ運営会議がブラックボックスのようになっていて、上のメンバーで勝手に決めている。」といった意見をもらいました。
全ての議題を全ての教職員で審議・決議するのは時間がいくらあっても足りません。そこでブラックボックス化を回避する方法をいくつか取り入れ、現在の運用に至っています。
・常に議題をオープンにして、誰でもいつでも見ることができる。
・誰でも提案することができ、ミニ運営会議に参加することもできる。
・議事録は誰でもいつでも見ることができる。
・参加者が全員議論に参加できるように、議事録はAIで作成する。
これらはICT化が進んだ今だからこそできる選択です。より共有を進めるために今取り組んでいるのは、NotebookLMを使った議事録の活用です。
この2年間ずっと「議題が多い問題」に取り組んできたように思います。それが出来たのもミニ運営会議があったからです。「ちょっとやってみよう」が実現できたからです。
取組を進めていくと新しい課題も出てきます。今の課題は、ICTをベースとした会議の運営にまだ教職員全員が慣れていないことです。どうすればこれが改善されるのか？また考えて挑戦していきたいと思います。